Knjiga prejete pošte

 

Klasifikacijo prejete pošte si urejate sami:

  • prejeti račun
  • reklamacija

Evidenca prejete pošte je pomembna evidenca v podjetjih in s.p. (še posebej v podjetjih z večjim številom zaposlenih, kjer več ljudi opravljajo iste naloge).

Potrebno se je zavedati, da je knjiga prejete pošte prva knjiga in najpomembnejša v kolikor se išče informacijo o tem ali smo sploh prejeli določen dokument. Najhitreje in najuporabnejše podatke dobimo v tej knjigi in ne po fasciklih, ne v knjigi prejetih računov.

 

Nekatere pomembne informacije iz knjige:

  • podatki o prejetih IOP od dobaviteljev in kupcev - izpis odprtih postavk
  • prejeti opomini
  • prejeti vrnjeni in podpisani dobropisi
  • prejeti obračun obresti
  • prejete podpisane pogodbe

 

Vsako prejeto pošto se evidentira v knjigi prejete pošte in se opremi z osnovnimi podatki. V primeru, da gre za prejeti račun (določi se na osnovi klasifikacije prejete pošte) se dopolni s še dodatnimi podatki: zaporedna številka prejetega računa, št računa, datum računa, datum valute in zneskom za plačilo. Na osnovi teh podatkov imamo lahko več koristi:

  • urejeno imamo likvidacijo prejetega računa
  • na voljo imamo že osnovne podatke za vnos v knjigo prejetih računov
  • program nam pri "obračunu DDV" samodejno kontrolira ali so vsi dokumenti v knjigi prejetih računov - ali smo vse vpisali ali smo kakšnega izpustili
  • imamo urejene in ažurne saldakonte dobaviteljev - na voljo nam je ažuren in točen podatek kdaj moramo kaj plačati

 

Skeniranje prejete pošte

Poleg vnosa podatkov lahko dokumente tudi skeniramo s skenerjem oz. z optičnim čitalnikom. Dodatni potrebni podatki so lokacija arhiva. Zaporedna številka oz. nalepka s črtno kodo pa je obvezna že pri navadnem vnosu prejete pošte.

Skenirani dokumenti so shranjeni in arhivirani v elektronski obliki.

 

Najpomembnejše prednosti skeniranja prejete pošte:

  • originalni papirnati dokumenti se lahko arhivirajo na enem mestu
  • do dokumentov imajo lahko hkratni dostop različni uporabniki programa
  • omogočeno je hitro in lažje iskanje po elektronskih dokumentih
  • elektronski dokumenti so dostopni povsod kjer imamo mrežno ali internetno povezavo:
    • v podjetju
    • v poslovlanicah
    • od doma
  • likvidiran elektronski dokument je takoj viden s statusom "likvidiran" ostalim uporabnikom
  • originalni papirnati dokumenti se ne izgubljajo na poti do in od likvidatorja
  • nadzor kdo od uporabnikov ima dostop do elektronskih dokumentov