Knjiga prejete pošte
V urejenih podjetjih je knjiga prejete pošte pomembna evidenca. Evidentirajo se vsi pomembni prejeti dokumenti v podjetje. Poleg evidentiranja je priporočljivo tudi elektronsko arhiviranje - skeniranje. Če smo še ažurni potem smo na konju.
Klasifikacijo prejete pošte si urejate sami:
- prejeti račun
- izdani račun
- pogodba: kreditne, poslovne
- dopisi FURS
- plače: bolniški listi, ZPIS poročilo o delovni dobi, pogodba o delu, prijava delavcev, aneksi, odjava
- banka: dopisi
- opomini, obresti
- reklamacija
Evidenca prejete pošte je pomembna evidenca v podjetjih in s.p. (še posebej v podjetjih z večjim številom zaposlenih, kjer več ljudi opravljajo iste naloge).
Potrebno se je zavedati, da je knjiga prejete pošte prva knjiga in najpomembnejša v kolikor se išče informacijo o tem ali smo sploh prejeli določen dokument. Najhitreje in najuporabnejše podatke dobimo v tej knjigi in ne po fasciklih, ne po mapah, ne v knjigi prejetih računov.
Nekatere pomembne informacije iz knjige:
- podatki o prejetih IOP od dobaviteljev in kupcev - izpis odprtih postavk
- prejeti opomini
- prejeti vrnjeni in podpisani dobropisi
- prejeti obračun obresti
- prejete podpisane pogodbe
Vsako prejeto dokument se evidentira v knjigi prejete pošte in se opremi z osnovnimi podatki. V primeru, da gre za prejeti ali izdani račun (določi se na osnovi klasifikacije prejete pošte) se dopolni s še dodatnimi podatki: zaporedna številka prejetega računa, št računa, datum računa, datum valute in zneskom za plačilo. Na osnovi teh podatkov imamo lahko več koristi:
- urejeno imamo likvidacijo prejetega računa
- na voljo imamo že osnovne podatke za vnos v knjigo prejetih računov
- program nam pri "obračunu DDV" samodejno kontrolira ali so vsi dokumenti v knjigi prejetih računov - ali smo vse vpisali ali smo kakšnega izpustili
- imamo urejene in ažurne saldakonte dobaviteljev - na voljo nam je ažuren in točen podatek kdaj moramo kaj plačati
Skeniranje prejete pošte
Poleg vnosa podatkov lahko dokumente tudi skeniramo s skenerjem oz. z optičnim čitalnikom. Dodatni potrebni podatki so lokacija arhiva. Zaporedna številka oz. nalepka s črtno kodo pa je obvezna že pri navadnem vnosu prejete pošte.
Skenirani dokumenti so shranjeni in arhivirani v elektronski obliki.
Najpomembnejše prednosti skeniranja prejete pošte:
- originalni papirnati dokumenti se lahko arhivirajo na enem mestu
- do dokumentov imajo lahko hkratni dostop različni uporabniki programa
- omogočeno je hitro in lažje iskanje po elektronskih dokumentih
- elektronski dokumenti so dostopni povsod kjer imamo mrežno ali internetno povezavo:
- v podjetju
- v poslovlanicah
- od doma
- likvidiran elektronski dokument je takoj viden s statusom "likvidiran" ostalim uporabnikom
- originalni papirnati dokumenti se ne izgubljajo na poti do in od likvidatorja
- nadzor kdo od uporabnikov ima dostop do elektronskih dokumentov