Knjiga prejete pošte

V urejenih podjetjih je knjiga prejete pošte pomembna evidenca. Evidentirajo se vsi pomembni prejeti dokumenti v podjetje. Poleg evidentiranja je priporočljivo tudi elektronsko arhiviranje - skeniranje. Če smo še ažurni potem smo na konju.

 Klasifikacijo prejete pošte si urejate sami:

• prejeti račun
• izdani račun
• pogodba: kreditne, poslovne
• dopisi FURS
• plače: bolniški listi, ZPIS poročilo o delovni dobi, pogodba o delu, prijava delavcev, aneksi, odjava
• banka: dopisi
• opomini, obresti
• reklamacija

Evidenca prejete pošte je pomembna evidenca v podjetjih in s.p. (še posebej v podjetjih z večjim številom zaposlenih, kjer več ljudi opravljajo iste naloge).

Potrebno se je zavedati, da je knjiga prejete pošte prva knjiga in najpomembnejša v kolikor se išče informacijo o tem ali smo sploh prejeli določen dokument. Najhitreje in najuporabnejše podatke dobimo v tej knjigi in ne po fasciklih, ne po mapah, ne v knjigi prejetih računov.

Nekatere pomembne informacije iz knjige:

• podatki o prejetih IOP od dobaviteljev in kupcev - izpis odprtih postavk
• prejeti opomini
• prejeti vrnjeni in podpisani dobropisi
• prejeti obračun obresti
• prejete podpisane pogodbe

Vsako prejeto dokument se evidentira v knjigi prejete pošte in se opremi z osnovnimi podatki. V primeru, da gre za prejeti ali izdani račun (določi se na osnovi klasifikacije prejete pošte) se dopolni s še dodatnimi podatki: zaporedna številka prejetega računa, št računa, datum računa, datum valute in zneskom za plačilo. Na osnovi teh podatkov imamo lahko več koristi:

• urejeno imamo likvidacijo prejetega računa
• na voljo imamo že osnovne podatke za vnos v knjigo prejetih računov
• program nam pri "obračunu DDV" samodejno kontrolira ali so vsi dokumenti v knjigi prejetih računov - ali smo vse vpisali ali smo kakšnega izpustili
• imamo urejene in ažurne saldakonte dobaviteljev - na voljo nam je ažuren in točen podatek kdaj moramo kaj plačati

Skeniranje prejete pošte

Poleg vnosa podatkov lahko dokumente tudi skeniramo s skenerjem oz. z optičnim čitalnikom. Dodatni potrebni podatki so lokacija arhiva. Zaporedna številka oz. nalepka s črtno kodo pa je obvezna že pri navadnem vnosu prejete pošte.

Skenirani dokumenti so shranjeni in arhivirani v elektronski obliki.

Najpomembnejše prednosti skeniranja prejete pošte:

• originalni papirnati dokumenti se lahko arhivirajo na enem mestu
• do dokumentov imajo lahko hkratni dostop različni uporabniki programa
• omogočeno je hitro in lažje iskanje po elektronskih dokumentih
• elektronski dokumenti so dostopni povsod kjer imamo mrežno ali internetno povezavo:
  • v podjetju
  • v poslovlanicah
  • od doma
• likvidiran elektronski dokument je takoj viden s statusom "likvidiran" ostalim uporabnikom
• originalni papirnati dokumenti se ne izgubljajo na poti do in od likvidatorja
• nadzor kdo od uporabnikov ima dostop do elektronskih dokumentov