Pomoč - Uspešno poslovanje

Napotki in pojasnila

Napotki in pojasnila

Predhodnja tema Naslednja tema  

Napotki in pojasnila

Predhodnja tema Naslednja tema  

 

Vsi dokumenti se številčijo po posebni maski. Prvi znak oznake dokumenta je črka in nam pove katerega tipa je dokument: R za Račun, A z a prevzemnico ... . Tako lahko hitro ugotovimo za kateri dokument gre pri kakšni poročilih in seznamih. Če zagledamo v stolpcu Oznaka dokumenta R in nekaj naprej, takoj vemo, da gre to za račun. Naslednja dva znaka sta letnica: 99 za 1999, 00 ali _0 za 2000, 01 ali _1 za 2001, ... Tako lahko že iz oznake dokumenta vidimo v katerem letu oz. obdobju je bil dokument izdan. Se pravi prvi trije znaki so določeni in jih pri spremembah oznak dokumentov ne moremo spreminjati. Nadaljevanje je poljubno in lahko vsebuje znake in številke. Pomembno je le, da so na zadnjem delu oznake številke, ki se avtomatsko povečujejo.  Katera številka je naslednja za kakšen dokument izvemo z ukazom iz osnovnega menija Ostalo/Nastavitev avtomatskih števcev

 

 

Zelo pomembo je pravilno šifriranje (označevanje) vseh šifrantov, še posebej artiklov in klientov, ker sta največja šifranta. Uporabljajte govoreče oznake, uporabljajte tudi črke v oznakah, ne uporabljajte presledkov in posebnih znakov v oznakah. V praksi se je naslednji model za označevanje artiklov izkazal za najboljšega:

-na začetku oznake eden ali dva znaka, potem se oznaka nadaljuje le še z številkami

Uporabljajte piko v oznaki za ločitev med pomenom oz.skupino. Npr.: 10.1201 in 10 pomeni potrošni material in 1201 – določeni potrošni material.

Če imate veliko število klientov (kupcev in dobaviteljev) nujno uporabljajte numerične šifre, če jih imate manj uporabite črke. Pri kupcih je priporočljivo uporabljati numerične oznake, ker se nam na izdanih računih v sklicu pojavi še njihova šifra. Če pa imamo oznako določeno z znaki potem pa se v sklic ne doda šifra, ker se ne sme (sklic je lahko sestavjen le iz številk in - ).

 

Ko določate artiklom skupino, je pametno začetni del oznake artikov začeti z oznako skupine. Skupine pa čim bolj razdrobite in uporabljajte kratke oznake (1 ali 2 znaka). Tako imamo v šifrantu artiklov urejene artikle že po skupinah. Npr. če imamo skupino S – storiteve, lahko z eno tipko S pridemo do vseh stroitev.

 

Uporabljajte lokalni ukaz od šifranta artiklov prikaz samo ene skupine artiklov. Ta ukaz nam v šifrantu artiklov prikaže samo artikle, ki spadajo v določeno skupino.

 

Če želiti voditi zalogo ne samo po artiklu ampak tudi po barvah ali različnih velikostih tega artikla, potem morate za vsako barvo in za vsako velikost odpreti svojo šifro. Pri tem si lahko pomagate z lokalnim ukazom v Oknu za urejanje artiklov.

 

Če je nek klient naš kupec in dobavitelj, lahko uporabljamo isto šifro za kupca in dobavitelja. Obkljukamo polje "Tip kupec" in "Tip dobavitelj". Lahko pa vodimo kupca na drugi oznaki in dobavitelja na drugi oznaki. Na eni oznaki je "tip kupec" na drugi pa samo "tip dobavitelj".