Vsak šifrant se deli v glavo in telo. Telo je sestavljeno iz stolpcev in vrstic. Vsaka vrstica predstavlja en zapis (eno vozilo, enega voznika, en artikel, en kupec..). V glavi se prikažejo ostali podatki za izbran zapis (na primer: za en izbran artikel v telesu se prikažejo v glavi še ostali podatki: Oznaka, Naziv, Nabavna cena, Prodajna cena, Zaloga, Zaloga po skladiščih, Dodatni opis, ...). Stolpci v telesu se lahko nastavljajo (dodajajo, brišejo, premikajo na drugo mesto, spreminja se njihova širina). Pred dodajanjem novih stolpcev moramo odpreti okno za dodajanje nevidnih stolpcev: SHIFT+F9 in nato urejanje stolpcev. Odpre se nam okno desno spodaj Customization.

 

 

Željene stolpce, enega po enega, z miško "nesemo" polje v telo-seznam in to med nazive stolpcev (za primer: polje "Črtna koda" nesemo ven iz okna "Customization" med stolpca Ime in priimek in Privzeti, točno med naziv stolpcev-med tekst "Naziv" in "Den.valut"). Stolpec zbrišemo iz telesa-seznama da naziv stolpca z miško nesemo v okno Customization. Stolpec premaknemo na drugo mesto v seznamu tako, da naziv stolpca nesemo na drugo mesto v seznamu (med druga dva naziva stolpca). Širino nekega stolpca spreminjamo tako, da se z miško postavimo med naziv željenega stolpca in naziv desnega stolpca - na črto (miškin kazalec se spremeni v kazalec LEVO-DESNO) in potegnemo z miško črto med stolpci do željene širine. Ko smo stolpce uredili jih moramo shraniti (SHIFT+F9 - Shrani nastavitev stolpcev ali Shrani nastavitev stolpcev - vsi uporabniki).

 

DODAJANJE NOVIH ZAPISOV V ŠIFRANT:

V šifrant lahko dodajamo nove zapise z F9 in U ali desno miškino tipko in Urejanje. Odpre se nam okno za urejanje šifranta. Nov zapis dodajamo z klikom na , in nato vnašamo podatke. Ko zaključimo kliknemo na gumb, . Gumb ima isto funkcijo kot gumb v spodnjem delu okna, le da ne zapre okna. Kadar želimo vnašati več zapisov naenkrat v isti šifrant klikamo in ne na (ki vedno zapre okno), da nam ni potrebno ponovno na F9 in U vstopati v okno za urejanje šifranta.

 

V kolikor želimo vnesti novega, ponovno kliknemo na , ponovno vnesemo podatke in . To ponavljamo in na koncu zapremo okno z .

 

POPRAVLJANJE PODATKOV

V kolikor želimo popraviti nek podatek v šifrantu, prvo poiščemo željen zapis (ker je v šifrantu lahko hitreje iščemo) nato odpremo okno za urejanje šifrantov, nato kliknemo na ikono za urejanje, ga popravimo in shranimo. Na primer želimo nekemu vozniku spremeniti ime: odpremo šifrant voznikov(Matični podatki v glavnem meniju), poiščemo željenega voznika, pritisnemo F9 in U, kliknemo na , kliknemo v polje ime in priimek na ime, mu porpavimo ime, na koncu kliknemo na ali .

 

ISKANJE PO STOLPCIH  V ŠIFRANTU:

Podatki v telesu (seznam) šifranta so vedno urejeni po abecedi (ne glede ali so male ali velike črke) v katerem se trenutno nahajamo. Stolpec v katerem se trenutno nahajamo je vedno aktivni stolpec. Lahko samo vnašamo začetek teksta in program nam išče po stolpcu. Če npr. želimo iskati po imenu in priimku voznika, se prestavimo v stolpec ime in priimek (s smernimi puščicami na tipkovnici levo, desno ali z miško kliknemo v stolpec ime in priimek)  in tipkamo željeni ime in priimek. Že ko pritisnemo prvo črko se nam pozicija v seznamu spremeni v vrstico kjer se začne prvi Ime in priimek na to črko, ko nadaljujemo se nam išče naprej. Primer za aktivni stolpec Ime in priimek (iščemo po tem stolpcu) in vpisan 1. znak imena - B  (Lahko vnesemo b ali B):

 

ISKANJE PO KRITERIJIH:

To je naprednejše iskanje in pride v poštev predvsem pri velikem številu podatkov. S temi kriteriji pa omejimo podatke v seznamu šifranta. Npr. lahko dobimo vse voznike katerim je ime Samo,  lahko dobimo podatek katero vozilo ima KR registracijo, kateri vozniki so iz Ljubljane, ... .Kriterij se lahko tudi kombinirajo med sabo (seznam vseh Samotov iz Ljubljane). Kriteriji se lahko uporabljajo tudi pri pregledih seznamov potnih nalogov - iskanju potnih nalogov.

 

Kriterije si lahko izberemo, katere si bomo dodali v poljuben šifrant. Kriteriji se avtomatsko shranijo in pri naslednjem odpiranju šifranta se nam kriteriji prikažejo v zgornjem delu šifranta. Znak * pomeni vse. Ko naslednjič odpremo šifrant,  imamo že odprte zadnje uporabljene kriterije na tem šifrantu. Do celotnega šifranta pridemo tako, da samo pritisnemo tipko ENTER.

 

Primer kriterijev : Oznaka ime in priimek, naslov.

 

Kriterije dodajamo z desnim klikom na miško in Kriteriji. Odpre se nam meni z seznamom možnih polj za kriterije v trenutnem šifrantu. Kliknemo na izbrani kriterij in prikaže se nam vnašalnica za vnos izbranega kriterija.

 

primer za samote: v kriterij "Ime in priimek" vtipkamo:    *samo*   in pritisnemo ENTER (ostali kriteriji morajo imeti *).