Priporočljivo je šifrirati artikle tako, da se njihova oznaka začnejo z oznako skupine.

Za primer vzemimo, da imamo 3 skupine artiklov in v vsaki skupini ne več kot 50 artiklov:

 

skupine artiklov:

 1        - material

 2        - storitve

 3        - izdelki

 

artikli:

 101        - sponke

 102        - žica fi 5mm

 103        - žica fi 10mm

 ....

 

 201        - montaža

 202        - servis ožičenja

 203

 ....

 

 301        - baterija

 302        - električni motor ASZ100

 ...

 

Ko nabavimo nov material in ga še niammo v šifrantu artiklov ga številčimo naprej: 104, 105, 106 ....

Ko vnašamo novo storitev, ki jo računamo strankam vnesemo naprej 204, 205, 206, ..

Ko vnašamo nov izdelek, ki ga prodajamo, vnašamo oznake naprej 303, 304, in tako naprej.

 

V kolikor želimo določiti še eno drugo skupino artiklov jo lahko vnesemo pod novo šifro

 4        - skupina polizdelkov

in številčimo artikle, ki spadajo v to skupino:

 401

 402

 403

 ....

 

V kolikor imamo večje število artiklov v vsaki skupini potem lahko številčimo oznake artiklov:

 100001

 100002

 100003

 ....

 200001

 200002        

 200003

 ....

 

Priporočljivo je da so dolžine oznak enako dolge pri vseh artiklih. Sprememb oznak je kasneje onemogočena oziroma težavno in zamudno delo. Spremembe se najpogoteje vršijo ob zaključku leta.

Priporočljivo je, da je oznaka sestavljena iz znakov:  0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 - / . _

Vse črke se lahko uporabijo: od a do ž, A do Ž

Odsvetujejo se:   :  ;  +  -   presledek  @  {  }   <  >

Naj absolutno ne vsebuje znakov: % ? " '  *

 

Prepovedane oznake: -   --   ---   ----  prazna oznaka

 

V šifrantu artiklov lahko pustimo Oznako prazno kar pomeni, da se bo pri shranjevanju določila naslednja prosta za vnešeno skupino.

 

V pretežno maloprodajnih podjetjih v primerih, da je večinoma blaga opremljenega s črtno kodo, lahko pod oznako vnašamo EAN13 črtno kodo. Tako je oznaka artikla črtna koda.

 

Pazite v kolikor se uporabljajo tudi črke v oznaki. Potrebno je razlikovati male in velike črke:

Oznaka aBc ni enako Abc in ni enako abc in ni enako ABC, ...