Vprašanja in odgovori o digi poslovnih programih za podjetja

Kaj storiti konec leta, novo leto se približuje?___________________________________________

Prva stvar je veljavno arhiviranje podatkov. Ko boste 1. v novem letu vstopili v program vas bo vprašal ali želite vse števce dokumentov nastaviti na 1, v kolikor odgovorite z DA, lahko nemoteno nadaljujte z poslovanjem. V kolikor sami ne naredite zaključek leta (natančno je potrebno prebrati navodila) počakate na serviserja DL oz. sporočite in ga naročite. Lahko pa si sami ročno spremenite števce dokumentov na novo predpono in na željeno številko (npr.1). Blagajniški prejemek in izdatek , zapisnik o spremembi cen nimata avtomatičnega števca in se jim ročno vnese prvo številko, naprej pa štejejo sami. Primer 1. številke za bl. prejemke: PRJ100001

Ali je možno zvedeti za neko delavko v računovodstvu, kaj točno je danes vnesla v programu Glavna Knjiga?

Da, na voljo imamo dnevnike: Ostalo/Ukazi operaterja/Dnevniki/ Dnevnik info in Dnevnik sprememb. Dnevnik info nam beleži vse poročila in ostale informativne informacije. V Dnevniku sprememb pa se beležijo vsi novi vnosu: knjiženje, DDV knjige, klienti.

S katerim dnem mi šteje današnjo zalogo, ker sem večkrat med letom delal inventuro?

Zaloga na današnji dan za nek artikel je inventurno stanje artikla z zadnje poknjižene inventure, katera vsebuje artikel, povečano za vse prevzeme in zmanjšano za vso prodajo in porabo od datuma zaključka inventure do današnjega dne. Pozor: lahko se delajo tudi delne inventure: npr.:samo za artikle ene skupine artiklov in je inv.stanje določeno na drug datum za en artikel kot za drug artikel.

Koliko prostora na trdem disku potrebuje program UP za noramlno delo?

Različno je od velikosti baze podatkov. Nekako je totalni minimum 50MB za UP oz. 20MB za blagajno, optimalno pa je vsaj 200MB.

Vnašam prevzemnice, dobavnice in račune. Kaj je potrebno storiti konec leta, ker bi rada poslovala brez prekinitve in zastojev?

Enostano ko boste zagnali program Uspešno poslovanje v novem letu vas bo vprašal ali se števci prestavijo na 1. odgovorite z DA in nadaljujete s poslovanjem. Kasneje lahko (če to želite ni pa nujno, ker lahko poslujete brez zaključka leta) pokličete serviserja DL, da vam zaključi leto ali pa to storite sami z ukazom Ostalo/Zaključek leta.

Ali je možno. da mi zinštalirate program UP tudi doma, da bi lahko naredil kakšen račun kar doma? Interneta zaenkrat še nimam.

Možno je, vendar se za nekaj računov letno to ne izplača, ker je preveč dela z vzdrževanjem (vašim in našim vzdrževanjem), prenosom podatkov oz. konsistentnostjo podatkov. Racionalnejša rešitev je internetna povezava z RDP povezavo na firmin računalnik. Za resnejše delo od doma pa se potrebuje VPN povezava na strežnik v firmi.

Vnesel sem nekaj 100 dodatnih artiklov v šifrant artiklov. Sedaj pa se mi program izvaja dokaj počasi. Še ko vstopam v program, mi dela vse počasi.

Verjetno je problem z virusi ali SPY programi na vašem računalniku. Sporočite to v podjetje DL in se dogovorite s serviserjem za obisk ali pripeljite računalnik v podjetje na čiščenje in servis.

Kako prenesti blagajniški promet iz trgovine domov, kjer vodim zalogo?

Najlažje z ukazom Izvoz blagajne za obdobje na trgovinskem računalniku in uvoz blagajne na domačem računalnik., Pri uvozu moramo vpisati pravilno obdobje prenosa (isti kot pri izvozu). Izvozimo lahko na disketo ali CD ali USB ključ, lahko pa jih pošljemo po el.pošti na domači računalnik. Prenese se samo promet brez na novo vpisanih artiklov (vnos novih moramo opraviti tudi doma). Obstajajo pa tudi drugi načini prenosa - posvetujte se s serviserjem DL.

Pri vnosu novega klienta mi javlja, da je kontrola ID za DDV napačna. Sigurno sem jo pravilno prepisal iz prejetega računa. Kaj je narobe?

Potrebno je preveriti ali se ID za DDV vnaša pravilno (SI in 8 številk) in nato ali je ID sploh veljavna (pokličite v podjetje,da jo ponovno preverijo oz. se jo preveri na internetu v bazi AJPES). Na voljo pa imate tudi kontrolni izpis, ki preveri vse vnešene kliente in ID številke v UP glede na kontrolno številko. Primer napačne ID za DDV številke: SI12345678 ne more obstajati in v primeru da jo želimo vnesti pri nekem klientu nam javi napako.

Nekatere kupce moram blokirati, da jim drugi v podjetju ne bi več izdajali blaga dokler ne plačajo zapadlih računov. Ali je to mogoče?

To je mogoče na 2 načina. Vnesemo interno sporočilo kupcu na osnovi sporočilnega sistema DL v DL programih. Lahko pa vnesemo znesek limita pri vsakem kupcu posebej in ko se limit preseže, se avtomatično blokira izdajo in prodajo kupcu. Znesek limita je lahko od kupca do kupca različen.

Ali se lahko vodijo kupci in dobavitelji z oznako po davčni številki?

Davčna številka ali ID brez SI, se lahko vpisuje tudi pod polje oznaka. Maksimalna dolžina oznake je 8 znakov. Vendar morate imeti sistem tudi za fizične osebe, katere vam ne bodo dale davčne številke.

Na blagajni mi ne prime črtne kode nekega izdelka. Preveril sem in je pravilno vnešena?

Preveriti je potrebno več stvari, zato lahko na faks ali po el.pošti pošljete črtno kodo, da se jo preveri v podjetju.

1. ali je 13 mestna EAN13 črtna koda.

2. ali je kontrolka pravilno izračunana in vpisana, ...

3. ali črtna koda vsebuje vodilne 0 in ali je čitalec nastavljen, da jih prebere

4. ali je čitalec nastavljen da avtomatično doda kontolno številko

5. ali je tip črtne kode Int2Of5 in dolžina kode ne ustreza nastavitvi v čitalcu

...

Ko se prečita neka črtno koda znanega izdelka, se mi na blagajniškem računu prikaže artikel, ki je napačen.

Verjetno je prišlo do vnosa podvojene črtne kode. Podvojena črtna koda se lahko izpiše, čeprav nas je, preden se je artikel shranil v program, opozoril. Poiščite napačni artikel in mu spremenite oz. popravite črtno kodo. Pozor: artikel ima lahko eno dve ali več črtnih kod.

Rad bi imel 3 različne rabate na dokumentih in sicer z nazivi: rabat, popust, cassasconto. Če se nečesa ne vnese, se tudi ne izpiše. Ali je to mogoče?

Da, vendar to lahko nastavi le servsier DL.

Kako je s konsignacijo?

Imamo prejeto in izdano konsignacijo. Prejeto konsignacijo lahko vodimo na osnovi konsignatorja, ki ga vpišemo v šifrantu klientov in ga določimo pri konsignacijskih artiklih.

Izdano konsignacijo vnašamo na osnovi konsignacijske dobavnice po skladiščih. Za vsakega konsignatorja vnesemo konsignacijsko skladišče. Tako imamo na voljo podatek o zalogi: kaj od naših artiklov ima naš kupec še na zalogi.

Zaloga, ki jo izpišem je natanko dvojna, se pravi podvojena. Kaj narediti?

Verjetno se je vnašala kakšna inventura ali se izpisuje zaloga za daleč nazaj (še pred inventuro). Izvršite ukaz Ostalo/Servis/Ponovno izračunaj fiksno zalogo na datum, na kateri želite izpisati zalogo. Na koncu osvežite še na trenutni datum (predlagani datum), da bo program prikazoval pravilno zalogo na trenutni datum.

Z novim letom bi želel vnašati samo račune brez dobavnic, na osnovi vnešenega računa pa bi vseeno želel izpisati dobavnico?

Na voljo je več variant.

1. Lahko vnašate in izpisujete samo en dokument Račun/Dobavnica.

2. Lahko vnašate dobavnico in na osnovi ukaza naredi dokument -> račun hitro pripravite račun in ga izpišete. S tem sta fizično pripravljena oba dokumenta in lahko kombinirmo več izdobav - en račun.

3. Vnesete dokument račun in na onovi računa izpišemo dobavnico: z ukazom izpiši dobavnico ali izpiši dobavnico brez cen. Serviser DL mora nastaviti, da dokument račun razknjižuje zalogo.

Za nazaj moram vnesti potne naloge. Vem, da to ni prav, vendar taka je situacija. Kako se najlažje lotim dela?

Prvo je potrebno iz Banke Slovenije prenesti denarne tečaje za EUR in po potrebi za ostale valute. Tečaj ni potrebno vnašati, ker je v programu narejen avtomatični prenos iz domačle strani Banke Slovenije. Čim več je potrebno vnesti podatkov v šifrante: vozniki, vozila, tuje dnevnice, naloge, .... Manjkajoče podatke se bo lahko vnašalo kasneje pri vnosu nalogov. Potem se kronološko začne vnašati in zaključevati potne naloge.

Želel bi seznam vseh artiklov iz skupine 01 - mlečni izdelki, pri katerih je zaloga manjša od 5.

Na osnovi izpisa 14.9 - Izpis kritičnih zalog. Pred tem moramo vnesti minimalno zalogo pri vseh artiklih v skupini 01 (lahko tui pri vseh drugih artiklih). Pozor vnos 0 in prazen vnos minimalne količine sta dve različni stvari. Prazen vnos pomeni brez vnosa, vnos 0 pa pomeni kritična količina 0.

Čudno se mi izpisuje datum na vseh vnosih in izpisih v DL programih , kaj je narobe ?

V nadzorni plošči (Control panel) v Področne nastavitve se nastavi oblika vnosa in izpisa datuma. Naj bo nastavljeno na dd.mm.llll ali dd.mm.yyyy (angleška različica MS Windows).

Želel bi prevzemati in izdajati blago na 3 decimalna mesta. Ali je to mogoče pri količini?

Da, to nastavitev lahko naredi serviser DL.

Želel bi preprečiti, da natakarji kontrolirajo koliko je bilo danes prometa?

Serviser DL lahko nastavi, da samo šef izpiše zaključek blagajne, natakarji pa lahko opravljajo le popis bankovcev in izpišejo poročilo na bl.tisklanik. V programu je šefov lahko določenih več.

Kako bi preveril neko zalogo artikla, pri katerem je računalniška zaloga sigurno napačna?

Napako se poišče na osnovi poročila: kartica artikla ali hitra kartica artikla iz šifranta artiklov. V navodilih UP (Dejstva/ Zaloga) natančno piše, kaj je lahko šlo narobe.

Ali se lahko podatki ponoči avtoamtično arhivirajo ?

Da vendar mora biti računalnik, kjer se nahajajo podatki celo noč prižgan in na njem inštaliran program za avtomatično arhiviranje.

Kako je z odpisi prodanega kosnignacijskega blaga, ki jih sedaj pošiljam dobaviteljem tako, da jih ročno vnašam v programu MS EXCEL?

Na voljo imamo poročilo za poljubno obdobje in dobavitelja: 19.16 - Konsignacija - prodaja po artiklih. Določimo pa tudi, ali želimo samo količinsko prodajo ali tudi zneskovne podatke o posameznih artiklih in ali se izpiše tudi stanje pred in za vnešenim obdobjem za vsaki artikel posebej.

Kako bi najlažje videl podatke z zadnjega prevzema?

Na voljo je hitra kartica artiklov, na kateri so vsi podatki o prometu in tudi podatki o zadnjem prometu, Drugi način pa je z lokalnim ukazom Prikaz kalkulacije, ko smo v šifrantu artiklov. V šifrantu se nam odpre še dodatno polje, kjer se nahajajo dodatni podatki z zadnje nabave in ostali statistični podatki.

Na zalogi imam isti artikel z različno šifro (dve barvi, vsaka svoja šifra), ampak z isto prodajno ceno. Zaloga se mi v računalniku ne ujema z dejansko (računalniška je 10:0, dejanska 5:5) Kaj narediti?

Naredi se izravnalna prevzemnica - prodajni in nabavni znesek na prevzemnici je 0. prevzemnica vsebuje en artikel +5 in drug -5 (tisit pri katerem je račun.zaloga 10, dejanska pa 5). Na koncu se naredi še zapisnik.

Kako preverim kontrolko pri črtni kodi ali je pravilna pri neki EAN_13 črtni kodi?

V kolikor vnesemo nov artikel in vnesemo samo 7 (EAN8) ali 12 (EAN13) številk nas program vpraša ali avtomatično izračuna in doda kontrolno številko. To funkcijo lahko uporabimo pri preverjanju kontrolke.

Gostilno bi rad razširil na razvoz hitro pripravljene hrane (pice in ostalo). Kako bi lahko iskal kliente po telefonski številki?

Telefonska številka se enostavno vpisuje v polje za vnos naziva kupca. Program v primeru uspešnega iskanja prikaže pripadajočega klienta.

Kako lahko vnesem več kontaktnih oseb s podatki k nekemu mojemu kupcu?

V šifrantu klientov se poišče željenega kupca. Na zavihku zgoraj se izbere Kontaktne osebe, kjer dobimo seznam vnešenih kontaktnih oseb za kupca. Klikne se na gumb Urejanje, kjer lahko vnesemo enega ali več kontaktnih oseb z vsemi podatki.